Praca w open space zwiększa stres i szkodzi zdrowiu pracowników. Jest też mniej efektywna. Cierpią na niej również firmowe budżety, ale wspomniany model wciąż jest niezwykle popularny w polskich biurach.
Przeszkadza w nim hałas, trudno się skupić i łatwiej zestresować - mowa o open space, czyli otwartej biurowej przestrzeni bez ścianek i podziału na poszczególne pokoje, w której przychodzi codziennie pracować milionom Polaków. Zresztą nie tylko nam, bo pochodzący ze Stanów Zjednoczonych model ma ponad stuletnią tradycję i rozprzestrzenił się niemal po całym świecie.
Twarzą w twarz
Wróćmy jednak do jego narodzin, czyli początków XX wieku. W 1906 roku w Buffalo w stanie Nowy Jork zakończono budowę Larkin Building, czyli pierwszego na świecie biurowca, który miał wykorzystywać model open space.
Wewnątrz budynku znajdowała się ogromna przestrzeń, w której w bardzo małych odległościach ustawiono obok siebie setki biurek. Na kilku piętrach pokaźnego budynku pracowało bowiem aż 1,8 tys. osób. Ich stanowiska były tak ustawione, aby siedzieli twarzą w twarz. Miało to ułatwić komunikację w wielkiej machinie opracowywania i przekazywania dalej tysięcy stron dokumentów dotyczących sprzedaży m.in. mydła i mebli.
Cały proces niczym na taśmie produkcyjnej miał trwać szybko, a pracownik miał działać niczym żywa maszyna. Praca miała odbywać się rutynowo i jak najbardziej płynnie. Jeden pracownik kończył wykonanie swojego zadania i przekazywał sprawę osobie przy biurku obok. Nie było tu miejsca na kreatywność, ale też nikt o nią nie pytał. Ważna była ilość przetworzonych dokumentów i oszczędność czasu. A o tę dbali kierownicy, którzy czuwali, czy pracownicy dobrze i wystarczająco szybko wykonują określone im zadania. Spacerując, widzieli wszystko jak na dłoni. Nie było więc mowy o obijaniu się.
Z czasem władze firm, które postawiły na model open space, dostrzegły także inną ich zaletę, czyli duże oszczędności. Wynikały one z tego, że na otwartej przestrzeni zmieściło się dużo więcej biurek, a więc i pracowników niż w oddzielnych pomieszczeniach. Oznaczało to, że firmy mogły wynajmować mniejsze biura, spadały zatem opłaty za ogrzewanie i oświetlenie.
Open Space w porównaniu do tradycyjnych biur jest tańszy o około 20 proc.
Grzegorz Frątczak
- Każdy dyrektor finansowy dużej firmy wyliczy, że w tym modelu zaoszczędzi na wynajmowanej powierzchni i ogrzewaniu. Open space w porównaniu do tradycyjnych biur jest tańszy o około 20 proc. - mówi Grzegorz Frątczak, trener biznesu i twórca raportu "Ujarzmij Open Space".
Duże oszczędności
Wiadomo, że dla właścicieli firm liczy się zysk, a ten łatwiej osiągnąć przez duże oszczędności. To właśnie te pieniądze, które co miesiąc pozostają na firmowych kontach, pozwalają pracodawcom nie słyszeć tego, na co skarżą się ich podwładni. Zresztą zapewne trudno zrozumieć, że w open space pracuje się gorzej, kiedy samemu obowiązki wykonuje się w wydzielonym i cichym gabinecie.
Badania naukowców z Uniwersytetu w Sydney, którzy przepytali 42 tys. pracowników ponad trzystu biur pokazują, że open space nie sprzyja pracy. Ankietowani opisywali otwarty model biura jako miejsca hałaśliwe, rozpraszające oraz generujące stres. Pracownicy narzekali na zbyt małą przestrzeń osobistą i brak prywatności. Jednak, co najważniejsze, uznali, że praca w open space obniża ich efektywność i wydajność. A to już przekłada się na realne straty pracodawców.
Grzegorz Frątczak uważa, że straty finansowe na spadku produktywności pracowników w open space są trudno policzalne i często wręcz pomijane przez władze firm. - Jednak okazuje się, że właśnie spadek produktywności pracowników znacznie przewyższa koszty wynajęcia biura, które bardziej sprzyja ludziom. Władze firm często wybierają open space, bo ma on usprawniać komunikację. Jednak przez to, że w takim miejscu jest gwarno, dookoła jest wiele głosów, to bywa, że niektóre polecenia czy pytania przepadają i pracownik i tak musi napisać e-mail, aby się skutecznie komunikować - mówi Frątczak.
Spadek produktywności pracowników znacznie przewyższa koszty wynajęcia biura, które bardziej sprzyja ludziom
Grzegorz Frątczak
Lepsza komunikacja?
Frątczak przywołuje również badania, które pokazują, że jedna z głównych zalet open space'ów, czyli szybka komunikacja nie do końca działa na korzyść firmy.
- Komunikacja owszem jest szybsza, ale jest płytsza. Pracownicy nie mówią sobie wiele. Nie zaprzyjaźniają się. Nie opowiadają o prywatnych sprawach, bo ktoś może to usłyszeć. Wymieniają się tylko zawodowymi informacjami. Nie budują relacji, a zgrany zespół jest ogromną wartością dla firmy - twierdzi Frątczak. Dodaje, że w open space nie budują się zażyłości, a to one ułatwiają współpracę. - Im ludzie lepiej się znają, tym są bardziej produktywni i lepiej działa firma. Z tego powodu organizuje się różnego rodzaju imprezy integracyjne. Jednak są one rzadkie, a relacje trudno podtrzymać na open space - zaznacza ekspert.
To jednak nie koniec strat, które przez open space może odnotować firma. Z badań naukowców z Queensland University of Technology w Brisbane w Australii wynika, że osoby pracujące w otwartej przestrzeni są bardziej zestresowane, a to podnosi ich ciśnienie krwi, co zwiększa o 16 proc. ryzyko choroby serca i aż o 38 proc. udaru.
Dodatkowo pracownicy ściśnięci w wielkiej sali o 20 proc. częściej chorują, bo łatwiej wymieniają się wszelkimi rodzaju zarazkami. W efekcie biorą zwolnienia lekarskie, a produktywność spada. Za to też płaci firma.
Dlaczego więc firmy wciąż wybierają open space? Zdaniem doktora Waldemara Grzywacza z Katedry Psychologii i Socjologii Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego stoi za tym moda.
- Jest poczucie, że taki model jest najlepszy, bo ułatwia komunikację, ale nie do końca tak jest, bo części pracowników znacznie obniża efektywność - twierdzi dr Waldemar Grzywacz. Dodaje, że open space sprawdza się w pracy ilościowej, a nie jakościowej.
Jeżeli ktoś ma pracować kreatywnie, to będzie bardziej efektywny w oddzielnym pokoju, gdzie będzie możliwość skupienia się i spokój. Natomiast w open space nie ma takiej możliwości, bo wszyscy dookoła patrzą. To obniża efektywność
dr Waldemar Grzywacz
- Jeżeli ktoś ma pracować kreatywnie, to będzie bardziej efektywny w oddzielnym pokoju, gdzie będzie możliwość skupienia się i spokój. W takim modelu pracownik może wygodnie się rozsiąść, czasem uciąć drzemkę. Natomiast w open space nie ma takiej możliwości, bo wszyscy dookoła patrzą. To obniża efektywność, bo nie da się pracować na najwyższych obrotach przez całe osiem godzin. Człowiek potrzebuje przerw, odpoczynku, oderwania myśli, żeby pojawiły się nowe pomysły - tłumaczy naukowiec.
Dla kogo?
Są jednak i tacy, którym open space służy.
Kamila Małocha, ekspert rynku pracy z firmy GoWork.pl twierdzi, że w takiej przestrzeni lepiej poradzą sobie ekstrawertycy, którzy lubią ciągły kontakt z innymi ludźmi. - Dla osób, które lubią współpracować w grupie, dzielić się swoimi pomysłami, pracować na zasadzie "burzy mózgów", to korzystne rozwiązanie - tłumaczy Małocha. Podkreśla, że w takim środowisku dużo gorzej będą pracować introwertycy. - Do efektywnej pracy i skupienia potrzebują oni ciszy i spokoju - dodaje.
Ekspertka podkreśla również, że w open space gorzej mogą pracować indywidualiści. - Taki model osłabia poczucie prywatności i własnej tożsamości - tłumaczy.
Dlatego nikogo nie powinno dziwić, że osoby, które pracują w open space, często starają się zindywidualizować swoje miejsce pracy. - Stawiają na biurku pamiątki, własne kwiaty, przyklejają zdjęcia. Dekorowanie daje im poczucie indywidualności w tej przestrzeni wspólnoty. Ludzie szukają czegoś co mimo wszystko będzie ich wyróżniało z szeregu biurek i pokazywało ich wyjątkowość - tłumaczy dr Grzywacz.
Pracodawcy nie powinni tego zabraniać, bo badania pokazują, że tak mały gest może mieć olbrzymi wpływ na efektywność. Potwierdzają to wyniki analiz naukowców z University of Exeter w Wielkiej Brytanii, którzy sprawdzali, jak możliwość personalizacji miejsca pracy wpływa na produktywność. Okazuje się, że w biurach, w których pozwolono pracownikom na organizację i dekorowanie własnego miejsca pracy, produktywność wzrosła średnio o 32 proc.
Jaka przyszłość?
Nic więc dziwnego, że idące z duchem czasu firmy urządzają poszczególne działy pod wymagania pracowników. Tak, aby to stanowisko pracy było stworzone dla pracownika, a nie odwrotnie.
- Coraz częściej biura projektuje się przy wykorzystaniu kamer zamontowanych na głowach pracowników lub w specjalnych okularach. Kamery te rejestrują, co dzieje się w trakcie pracy, gdzie pracownicy poruszają się, gdzie spędzają najwięcej czasu, gdzie najbardziej efektywnie wykonują swoje obowiązki, a później dane zgromadzone w nagraniach są analizowane i na ich podstawie określa się, gdzie powinny być i w jaki sposób zorganizować przestrzenie do pracy w biurze - tłumaczy dr Grzywacz.
Grzegorz Frątczak twierdzi, że przyszłością biur jest tzw. Open Space 2.0. W nowoczesnym modelu wyznaczone są miejsca, gdzie jest głośno, ale są też miejsca ciszy, gdzie pracownicy mogą w spokoju i skupieniu wykonywać swoje obowiązki.
- Nie wolno tam rozmawiać ani odbierać telefonów. Zanim firmy stworzą model pracy, pytają swoich pracowników, jakie mają potrzeby, gdzie chcą pracować, czy wolą otwartą przestrzeń, czy oddzielne pomieszczenia - mówi Frątczak.
Najlepsi pracodawcy tworzą również miejsca, w których pracownik może zrobić sobie przerwę i odpocząć. Takie rozwiązania w biurach na całym świecie wprowadza chociażby Google, gdzie zmęczony burzą mózgów pracownik może pograć w bilard lub w gry komputerowe. A wszystko po to, aby czuł się zrelaksowany i szczęśliwy, bo tylko taki pracownik jest bardziej kreatywny i pracuje efektywniej.